Administrative & Client Coordinator

Overview

As the Administrative & Client Coordinator, you will support a small team of dynamic, established REALTORS® in the Outaouais region, helping to define and deliver the gold standard of client service while helping to optimize the team through effective project management and process improvement. You keep operations running smoothly and efficiently by executing every task and every touchpoint with professionalism, attention to detail and exceptional care. You are the master of communication and customer service.

Duties

• Act as a communications traffic controller, responsible for fielding incoming calls and emails and promptly directing them to the correct team members; assist REALTORS® with managing schedules; prepare email correspondence and report updates; draft documents in WebForms (Offers, Amendments, Waivers, Mutual Releases, etc.); set up signature requests and send to clients as required; prepare CMAs and listing packages; review and file trade paperwork; complete trade record input sheets, FINTRAC forms, Receipt of Funds Records, etc.
• Support buyer clients by connecting them to the appropriate vendors, truck rentals, lawyers etc.; help develop and provide services that assist buyers from the initial call to the offer process and closing.
• Ensure all listings are ready for market by preparing listing paperwork; coordinate with Clients regarding timelines, showings, vendors, offers/open house dates etc.; coordinate and book photographers/videographers, sign installation, stagers, cleaners, etc.; investigate legal and zoning issues; coordinate with the marketing team to ensure accurate, high quality and timely marketing materials; broker load listings to MLS - including writing the content for client remarks, extras & brokerage remarks.
• Plan and execute tasks to optimize client service and team members’ schedules on a daily and weekly basis; develop and continually evolve process maps and procedural manuals; assist with planning and delivering client gifts; help plan and organize client appreciation and community events.
• Assist with CRM database management and initiation of client touchpoint/follow-up protocols; enter clients and prospects into CRM database and update contact details and sales/pipeline stage as needed; track all team transactions, including lead sources, close dates, and condition due dates on applicable offers; review and update transaction tracker every week.
• Prepare feature sheets, just listed/just sold cards; write content for ads, listings, and feature sheets; upload listings to team website and other online platforms.

Qualifications:

• Superior communication skills (written/oral) in both French and English
• A gracious and professional manner in attending to all phone, email and in-person inquiries
• Solid interpersonal and customer service skills
• Exceptional time-management and organizational skills
• Ability to multi-task, juggle competing priorities, and thrive in a fast-paced environment
• Proven experience as an office administrator, office assistant or relevant position, ideally in a real estate setting
• Experience using CRM database systems
• Extensive knowledge of Microsoft Office, Google G-Suite, and various social media platforms (Facebook, Instagram, LinkedIn, X (Twitter), TikTok, etc.)
• Knowledge of OACIQ standard forms and general/typical office paperwork (appointment information forms, lease packages, trade sheets, etc.); and a general understanding of OACIQ Real Estate Brokerage Act and regulations is considered an asset.
• Ottawa Real Estate Board (OREB) and/or La Chambre Immobilière de l’Outaouais, WebForms, Nexone, Matrix, RealtorLink is considered an asset
• Knowledge of Adobe Creative Suite and Canva would be an asset.

Job Details: Location: Chelsea, QC (Gatineau)

Hours: Monday – Friday, 9 am – 5 pm (occasional evenings or weekends if needed during high season)

Aperçu

En tant que Coordonnateur(trice) administratif(ve) et client, vous soutiendrez une petite équipe de COURTIERS® dynamiques et établis dans la région de l'Outaouais, en contribuant à définir et à offrir le service client de référence, tout en optimisant l’équipe par une gestion efficace de projets et l'amélioration des processus. Vous veillez à ce que les opérations se déroulent de manière fluide et efficace en exécutant chaque tâche et chaque point de contact avec professionnalisme, souci du détail et soin exceptionnel. Vous êtes le maître de la communication et du service client.

Tâches

• Agir en tant que contrôleur de la circulation des communications, responsable de la réception des appels et des courriels entrants et de les diriger rapidement vers les membres de l'équipe appropriés; aider les COURTIERS® à gérer les horaires; préparer la correspondance par courriel et les mises à jour des rapports; rédiger des documents dans WebForms (offres, amendements, renonciations, libérations mutuelles, etc.); mettre en place des demandes de signature et les envoyer aux clients au besoin; préparer des analyses de marché comparatives (CMA) et des paquets de mise en marché; revoir et classer la paperasse des transactions; compléter les feuilles d'entrée de transaction, les formulaires FINTRAC, les reçus de fonds, etc.
• Soutenir les clients acheteurs en les connectant avec les fournisseurs appropriés, les locations de camions, les avocats, etc.; aider à développer et fournir des services qui assistent les acheteurs depuis l'appel initial jusqu'au processus de l'offre et la clôture de la vente.
• Assurer que toutes les inscriptions sont prêtes pour le marché en préparant la paperasse d’inscription; coordonner avec les clients concernant les délais, les visites, les fournisseurs, les dates d'offres/portes ouvertes, etc.; coordonner et réserver les photographes/vidéastes, l'installation de panneaux, les décorateurs, les nettoyeurs, etc.; enquêter sur les questions juridiques et de zonage; coordonner avec l'équipe marketing pour garantir des matériaux marketing précis, de haute qualité et livrés à temps; charger les inscriptions sur MLS - y compris la rédaction du contenu pour les remarques clients, les extras et les remarques de courtier.
• Planifier et exécuter des tâches pour optimiser le service à la clientèle et les horaires des membres de l’équipe sur une base quotidienne et hebdomadaire; développer et faire évoluer continuellement les cartes des processus et les manuels de procédures; aider à planifier et livrer des cadeaux clients; aider à organiser des événements de reconnaissance client et communautaires.
• Assister à la gestion de la base de données CRM et à l'initiation des protocoles de prise de contact/relance client; entrer les clients et prospects dans la base de données CRM et mettre à jour les détails de contact ainsi que le stade des ventes/de pipeline si nécessaire; suivre toutes les transactions de l’équipe, y compris les sources de prospects, les dates de clôture et les dates d’échéance des conditions sur les offres applicables; réviser et mettre à jour le suivi des transactions chaque semaine.
• Préparer des fiches de caractéristiques, des cartes « juste inscrit/juste vendu »; rédiger du contenu pour les annonces, les inscriptions et les fiches de caractéristiques; télécharger les inscriptions sur le site web de l'équipe et d'autres plateformes en ligne.

Qualifications

• Excellentes compétences en communication (écrites/orales) en français et en anglais
• Une manière gracieuse et professionnelle pour répondre à toutes les demandes par téléphone, courriel et en personne
• Solides compétences interpersonnelles et en service à la clientèle
• Compétences exceptionnelles en gestion du temps et en organisation
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à jongler avec des priorités concurrentes et à prospérer dans un environnement à rythme rapide
• Expérience avérée en tant qu'administrateur de bureau, assistant de bureau ou dans un poste similaire, de préférence dans un environnement immobilier
• Expérience dans l'utilisation de systèmes de base de données CRM
• Connaissance approfondie de Microsoft Office, Google G-Suite et diverses plateformes de médias sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, X (Twitter), TikTok, etc.)
• Connaissance des formulaires standards OACIQ et de la paperasse de bureau générale/typique (formulaires d'information sur les rendez-vous, paquets de baux, fiches de transaction, etc.); et une compréhension générale de la Loi sur le courtage immobilier de l'OACIQ et des règlements est considérée comme un atout.
• La Chambre immobilière de l'Outaouais (CIO) et/ou l'Ordre des courtiers immobiliers du Québec (OACIQ), WebForms, Nexone, Matrix, RealtorLink est un atout
• La connaissance de la suite Adobe Creative Suite et de Canva serait un atout.

Détails du poste

Lieu : Chelsea, QC (Gatineau)

Horaire : Lundi – Vendredi, 9 h – 17 h (soirées ou fins de semaine occasionnelles si nécessaire pendant la haute saison)

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $40,000.00-$50,000.00 per year

Benefits:

• Paid time off

Schedule:

• Monday to Friday
• Weekends as needed

Education:

• Secondary School (preferred)

Work Location: Hybrid remote in Chelsea, QC