Commis à l'administration (réceptionniste) - 6 mois (avec possibilité de prolongement)

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du Directeur des finances, le commis administratif fournit à toute personne qui se présente ou qui communique avec la réception de la Coopérative des paramédics de l’Outaouais (CPO), un service à la clientèle d’une excellente qualité. Il s’assure de répondre avec rapidité aux demandes diverses d’information. Le titulaire du poste coordonne de manière quotidienne, et avec efficacité, les appels téléphoniques, l’envoi et la distribution du courrier, les encaissements de paiement de frais de transport ambulancier et la gestion du système de classement papier et/ou électronique. Enfin, le commis administratif agit à titre de personne-ressource à l’accueil-réception de la CPO.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Accueillir et diriger les visiteurs qui se présentent au siège social vers les personnes appropriées, et ce, en fonction des rendez-vous confirmés ; est appelée à diriger les entrepreneurs et fournisseurs de services (appels de services) vers la direction ayant demandé le service.
• Transférer aux personnes appropriées les appels téléphoniques.
• Répondre aux questions de la clientèle en fonction des demandes d’information.
• Réceptionner les livraisons et signer les bons de livraison.
• Trier, le courrier entrant et sortant de l’organisation.
• Recevoir et étamper les paiements afin de permettre l’encaissement selon les procédures organisationnelles (chèques, cartes de crédit, Accès-D, etc.), envoyer par la poste le reçu ainsi que le formulaire AS-810 Déclaration de transport des usagers au client, imprimer et classer le journal des encaissements.
• Effectuer divers suivis de dossiers et de recherche notamment pour les retours de courriers (adresses erronées) et autres suivis préventifs (factures à rédiger à d’autres institutions).
• Toutes autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la direction des finances.

EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence (TENS/AENS).
• Deux ans d’expérience dans un poste de réception et/ou de soutien administratif.
• D’excellentes capacités de communication orale et écrite en français ainsi que de bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais.
• Utilisation des appareils usuels de bureau, les logiciels de la Suite Microsoft, dont Word et Excel.

COMPÉTENCES

• Savoir communiquer efficacement l’information à différentes instances
• Savoir établir les priorités du travail malgré les fréquentes interruptions
• Savoir s’organiser
• Orientation vers le client
• Savoir s’adapter
• Savoir travailler en équipe
• Rigueur au travail

Type d'emploi : Temps Plein, Temporaire

La durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 18,62$ à 28,78$ par heure

Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages :

• Stationnement sur place

Horaire :

• 8 Heures
• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 2025-01-30