Coordinateur administratif

Sommaire du poste :

Sous la direction du supérieur immédiat, assure le soutien administratif et de secrétariat du Campus Outaouais. Il participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. L'adjoint administratif réalise et/ou organise des activités de soutien aux opérations quotidiennes en s'assurant que les services administratifs sont réalisés conformément aux buts et objectifs établis. Assure une présence à temps plein à la réception pour offrir des services d'accueil.

Veuillez noter que ce poste est situé à Gatineau.

Principales responsabilités :

Superviser les opérations quotidiennes de l'unité ou du service. Être responsable de fournir un niveau élevé de soutien organisationnel et administratif au doyen-associé et directeur, au directeur de programme et au directeur adjoint de l'administration et de contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau.

Planifier, programmer et établir les priorités des projets, des événements et des réunions. Organiser les réunions, préparer l'ordre du jour, préparer les dossiers et les documents d'information ; installer l'équipement audiovisuel et prendre des dispositions pour la restauration, le cas échéant.

Fournir un service client de haut niveau en réponse à toutes les demandes. Assurer un suivi complet et veiller à ce qu'aucune question ne soit laissée en suspens en ce qui concerne la correspondance, y compris tous les courriers électroniques et les demandes. Anticiper les difficultés et fournir un soutien (calendrier, briefings, arrangements logistiques, voyages et personnel) pour permettre à la direction de fonctionner au mieux de ses capacités et de faire avancer les priorités de son portefeuille.

Planifier les réunions spéciales, contacter les participants, préparer la documentation pertinente et réserver les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions importantes telles que CO-CODA. Rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité afin de permettre à la direction de maximiser son potentiel pour faire avancer son mandat.

Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des rapports, des notes de service. Effectuer des recherches d'information sur des questions demandées par la direction.

Assurer le suivi, de manière indépendante et jusqu'à son terme, de nombreuses mesures liées à des événements, des réunions et des demandes de renseignements. Préparer et/ou aider à l'élaboration de présentations et de documentation. Demander et recevoir des documents confidentiels et préparer l'ordre du jour et les documents pour les réunions.

Assumer la responsabilité des questions administratives et logistiques relatives aux réunions avec les parties prenantes internes et externes.

Évaluer et résoudre les problèmes administratifs et, le cas échéant, informer les directeurs et formuler des recommandations.

Assurer la liaison avec les organisations externes et les agences gouvernementales.

Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets, de méthodes de travail et de procédures.

Recommander des changements de procédures pour améliorer l'efficacité de l'unité.

Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipement pour l'équipe du Campus Outaouais.

Tenir à jour une liste de fournitures de bureau et un inventaire pour commander des fournitures (la liste comprend les articles en commande régulière, les niveaux de stock minimum, les prix exacts).

Effectuer des activités administratives et financières telles que les rapports de dépenses, la préparation du budget, etc. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.

Agir à titre de réceptionniste en offrant des services d'accueil pour le Campus Outaouais. Accueillir et diriger les visiteurs vers le personnel, répondre aux questions de base, diriger les visiteurs vers des sources d'information. Répondre aux appels et aux courriels entrants. Fournir des renseignements sur les programmes, les admissions, l'inscription, etc. au sein des Services d'éducation médicale. Recevoir et distribuer le courrier et les colis de messagerie.

Autres compétences et/ou aptitudes :

Expérience avérée dans la gestion d’agendas complexes et multifacettes.

Doit être en mesure de prioriser plusieurs demandes, y compris la capacité d’évaluer de manière exhaustive les enjeux afin d’établir les priorités.

Capacité démontrée à effectuer des recherches et à préparer des notes d’information.

Doit faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion en tout temps.

Expérience avérée dans les relations avec divers clients internes et externes de haut profil; capacité à établir des relations constructives et efficaces.

Flexibilité éprouvée pour s’adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des exigences multiples.

Capacité avérée à utiliser des applications informatiques, y compris des systèmes de gestion d’agendas électroniques et des applications avancées de Microsoft Office (telles que Word, Excel, PowerPoint).

Capacité démontrée à prendre des notes lors de réunions.

Parfaitement bilingue, anglais et français, parlé et écrit.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 sur une échelle de 0-4.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat